Clevere Ablagesysteme für's Büro

Das Ablagesystem beeinflusst die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Bestenfalls funktioniert es reibungslos, ist in den Büroalltag integriert und fällt nicht auf. Im schlimmsten Fall wirkt sich eine chaotische Ablage negativ auf Produktion und Absatz aus oder verursacht zusätzliche Kosten. Gründe für die gute Organisation der Dokumentenablage gibt es also genug, clevere Ideen sind gefragt. Neben einer gut durchdachten Ablagestruktur gehören auch praktische Büromöbel wie diese Hängeschränke der Serie Jera dazu.

Cleveres Ablagesystem spart Zeit

„Ablage machen“ ist die vielleicht unbeliebteste Büroarbeit überhaupt. Zumindest, wenn allerlei Dokumente im Ablagekorb zwischengelagert werden. Irgendwann quillt der Korb über. Der Papierstapel muss endlich sortiert werden, kaum jemand macht das gern. Wer es tun muss, nimmt jedes Blatt einzeln in die Hand, ordnet es zu, lochte es eventuell und heftet oder legt es endgültig ab. Wie Statistiker berechnet haben, dauert dieser Vorgang pro Dokument rund 50 Sekunden.

Halten Sie die Zwischenablage also klein oder schaffen Sie diese ab. Wenn Sie die Papiere direkt einordnen, sparen Sie Zeit und Arbeitsschritte. Dafür können Sie beispielsweise klassische Regalordner, Stehmappen oder Hängemappen nutzen. Im Prinzip geht die Ablage mit einem Hängeregister wesentlich schneller als mit einem Abheftsystem. Denn viele Handgriffe wie das Öffnen und Schließen der Ordner und Klemmen sowie das Lochen des Papiers entfallen:

• Registerschublade öffnen,
• Dokument einstecken oder entnehmen,
• Schublade zu,
• fertig.

Einheitliches Ablagesystem sichert den Informationsfluss

Weitere Probleme ergeben sich aus schlecht durchdachten Strukturen. In größeren Firmen hat mitunter jede Abteilung oder gar jedes Büro ein anderes Ablagesystem. Dabei kann ein einheitliches System viel effektiver sein, weil sich alle Mitarbeiter damit auskennen. Bei Urlaubsvertretungen oder Personalwechsel läuft alles problemlos weiter, der Informationsfluss bleibt gesichert. Mit kombinierbaren Möbeln lassen sich die Arbeitsräume entsprechend einrichten.

Nach welchem Prinzip Sie Ihren Papierkram in die Ablagen sortieren, hängt von den spezifischen Anforderungen im Unternehmen ab. Denkbar ist zum Beispiel nach Fristen, Kunden, Projekten oder Produkten. Legen Sie einen einheitlichen und verbindlichen Ablagepfad wie Kunde – Bestellung – Rechnung fest. Dann ist alles beieinander, was zusammengehört. Sortieren Sie auch regelmäßig aus, was sich erledigt hat. Einiges kann direkt in den Papierkorb, was von Gesetz wegen länger aufbewahrt werden muss, kommt ins Archiv.

Modernes Dokumentenmanagement im Unternehmen

Ein cleveres Dokumentenmanagement spart Kosten und Zeit und dient dem guten Image Ihres Unternehmens. Denn bei Nachfragen von Kunden, Geschäftspartnern und Behörden haben Sie die entsprechenden Informationen griffbereit. Nie wieder ist ein Dokument im Papierstapel verschollen und taucht erst auf, wenn Fristen abgelaufen sind. Wo andere noch Akten suchen, arbeitet Ihr Team bereits am Projekt.